Integritetspolicy för Svenska Alpackaföreningen

Genom EUs-förordning om dataskydd (GDPR), som ersätter Sveriges
personuppgiftslag (PuL), ser vi det som en möjlighet att ge dig som medlem en trygghet i hur dina personuppgifter hanteras.

Svenska Alpackaföreningen samlar in och lagrar personuppgifter med “berättigat intresse” som
rättslig grund. Det ligger i både organisationens och medlemmens intresse att dessa uppgifter
sparas. Läs mer om varför vi sparar personuppgifter och hur vi använder dem under rubriken
“Varför vi behöver dina personuppgifter”.

Hantering av personuppgifter
När du blir medlem i Svenska Alpackaföreningen kommer vi att spara de personuppgifter du
lämnar. De uppgifterna kan vara namn, adress, telefonnummer och e-postadress, adress till hemsida och ev. uppfödarprefix. Vi kan även komma att komplettera/uppdatera dessa uppgifter i efterhand. En anmälan till Svenska Alpackaföreningen är personlig.

Hur vi sparar information
Svenska Alpackaföreningen sparar informationen så länge du är medlem, därefter i 2 år. Efter det avpersonifieras informationen, vilket betyder att alla personuppgifter raderas.
Om du har undertecknat Svenska Alpackaföreningens Etiska koder så kommer ditt uppfödarprefix och din adress finnas i vår kartfunktion på vår hemsida, du kan när du vill avanmäla dig från denna funktion. Syftet med uppgifterna är att genom listan på hemsidan förenkla nya köpare att hitta säljare.

Svenska Alpackaföreningen säljer aldrig personuppgifter från vårt register till tredje part.
Utställningsresultat publiceras på vår hemsida där namn på djuret är knutet till ett namn på person eller prefix. Svenska Alpackaföreningen loggar din interaktion med Svenska Alpacka Registret (SAR), det för att kunna lagra, bearbeta och presentera information i registret samt för att kunna utveckla systemfunktioner och upptäcka felaktigheter, det i syfte att utveckla användarvänligheten i systemet. SAR är endast tillgängligt för medlemmar i Svenska Alpackaföreningen. Den information som är tillgänglig för våra medlemmar i SAR är namn eller prefix på uppfödare samt ägare knutna till ett djur.

Svenska Alpackaföreningen samlar aldrig in följande känsliga personuppgifter: Religiös/filosofisk övertygelse, politiska åsikter, medlemskap i fackförening, sexualliv, nationalitet/etnicitet/ras, hälsa, biometrisk information eller genetiska uppgifter.

Du kan alltid kontakta Svenska Alpackaföreningen för att få veta vilka uppgifter som föreningen har om dig samt för att få dina personuppgifter helt eller delvis raderade.

Varför vi behöver dina personuppgifter
Vi använder personuppgifter till att utveckla och effektivisera Svenska Alpackaföreningens arbete gällande evenemang såsom anmälningar till kurser och utställningar anordnade av föreningen. Vi behöver även kunna hålla kontakt med våra medlemmar i informations- och servicesyfte och för att kunna utveckla vår registertjänst via SAR samt för att ge bra support till våra medlemmar och underlätta för medlemmar att integrera med varandra. Vi behöver även dessa uppgifter för att se vilket slags medlemskap t. ex. person, eller familjemedlemskap för att årsavgiften till föreningen blir korrekt debiterad. Vi använder även uppgifterna till att avgöra aktuell röstlängd (om årsavgiften är erlagd) samt skriva ut medlemslistan inför årsmötet.

Kommunikation
När du blir medlem kan Svenska Alpackaföreningen komma att kontakta dig via telefon/sms eller e-post i servicesyfte. Om du inte vill bli kontaktad via dessa kanaler kan du kontakta oss så tar vi bort dina kontaktuppgifter.

Kontaktinformation
Om du har frågor om dina uppgifter eller det som tas upp i denna policy, vill ändra eller radera dina uppgifter, eller framföra ett klagomål, kontakta oss via e-post info@alpackaforeningen.se eller kontakta styrelsen@alpackaforeningen.se (Gäller även vid utträde ur föreningen). Se även vår informationspolicy

Dataskyddsförordningen
Läs mer om dataskyddsförordningen
Du har rätt att framföra klagomål till datainspektionen om du
anser att föreningen hanterar dina uppgifter felaktigt.

Informationspolicy

Svenska Alpackaföreningens informationspolicy är avsedd både som information till föreningens medlemmar och som vägledning till styrelsen och övriga som arbetar med föreningens hemsida, informationsblad och e-post.

Svenska Alpackaföreningen växer i snabb takt och för många engagerade medlemmar är fritid en bristvara. Detta ställer allt högre krav på en effektiv, strukturerad och tydlig hantering av information och kommunikation gentemot föreningens medlemmar.

Informationskanaler

Alpackaforeningen.se är Svenska Alpackaföreningens officiella hemsida. AlpackaNytt är Svenska Alpackaföreningens informationsblad. Dessa är Svenska Alpackaföreningens huvudsakliga informationskanaler gentemot medlemmar och allmänhet.

Informationen i Svenska Alpackaföreningens informationskanaler publiceras av en redaktion vars medlemmar utses av Svenska Alpackaföreningens styrelse. Redaktionen kan bestå av styrelsemedlemmar, andra medlemmar i föreningen, och utomstående gästskribenter. Redaktionens sammansättning kan variera över tiden.

Huvudsyftet med Svenska Alpackaföreningens informationskanaler är att informera om föreningens verksamhet. Redaktionen kan även bedriva omvärldsbevakning och ge lästips relaterade till alpackahållning, men förväntas inte presentera en heltäckande bild av alla områden som kan tänkas vara av intresse för alla alpackaägare. Vid tids- eller resursbrist prioriteras alltid föreningsinformation.

Svenska Alpackaföreningens informationskanaler ska präglas av öppenhet, kvalitet, saklighet och tillförlitlighet.

Råd och rön som publiceras i Svenska Alpackaföreningens informationskanaler ska vara faktabaserade och ha tydliga källhänvisningar.

Styrelsen ansvarar för allt material som publiceras av redaktionen, men endast ordförande eller vice ordförande äger rätt att uttala sig å föreningens vägnar. Information som publiceras i Svenska Alpackaföreningens informationskanaler reflekterar följdaktligen inte nödvändigtvis styrelsens, föreningens, eller samtliga medlemmars åsikter.

I dagsläget gör Svenska Alpackaföreningens styrelse bedömningen att de medlemmar som är i störst behov av stöd och information är våra nya och framtida medlemmar. Information som publiceras i föreningens informationskanaler bör med detta i åtanke vara framåtsyftande, och handla om sådant som bedöms vara av intresse för majoriteten av föreningens medlemmar.

Redaktionen har inte till uppgift att publicera artiklar som skickas in av föreningens medlemmar eller allmänheten, men får efter styrelsens godkännande ta in gästskribenter för framtagning av redaktionellt material.

Styrelsen vill uppmuntra föreningens medlemmar att aktivt både söka och publicera information på Internet, så att vi gemensamt bygger upp en bred, sammanlänkad kunskapsdatabas och närvaro på den svenska webben.

Tipsa gärna om alpackarelaterat material som du hittar eller publicerar på nätet. Om vi anser det vara lämpligt för publicering på alpackaföreningens hemsida så länkar vi gärna materialet.

Kommunikationskanaler

All e-post som skickas till adressen info@alpackaforeningen.se går till Svenska Alpackaföreningens ordförande. Ordföranden äger rätt att vidarebefodra och/eller delegera e-post till en eller flera mottagare i ett eller flera steg.

All e-post som når föreningens e-postadress blir läst, men av tids- och resursskäl kan svar dröja eller i värsta fall helt utebli. Ambitionen ska vara att besvara alla mail, om inte annat för att bekräfta för skribenten att meddelandet har tagits del av och för att undvika oro och missförstånd.

Endast Svenska Alpackaföreningens ordförande eller vice ordförande äger rätt att i e-post uttala sig å föreningens vägnar.

Observera att e-post är ett tämligen osäkert sätt att kommunicera på. E-post liknas ofta vid vykort, dels eftersom leveransen är osäker (e-post kan fastna i skräppostfilter, mottagarens eller avsändarens e-postserver kan ha driftstörningar, och det finns inga tillförlitliga mekanismer för leveransbekräftelse) och dels då e-post både kan läsas av systemadministratörer på vägen fram till mottagaren och över mottagarens axel. Dessutom delas många e-postadresser av flera personer i samma hushåll.

Vi rekommenderar telefonkontakt för viktig korrespondens med Svenska Alpackaföreningens styrelse.

Föreningen har en e-postlista över samtliga medlemmar i föreningen som meddelat styrelsen sina e-postadresser. Denna sändlista används restriktivt, och endast för meddelanden som bedöms vara viktiga för majoriteten av föreningens medlemmar att snabbt ta del av. Endast styrelsemedlemmar kan skicka e-post till föreningens e-postlista.

Medlemmarnas e-postadresser publiceras ej öppet på föreningens hemsida. Istället får varje medlem en öppen e-postadress @alpackaforeningen.se som automatiskt vidaresänds till medlemmens privata e-postadress. Medlemslistan får ej användas till reklam eller utskick som inte är relaterade till föreningens verksamhet.

Protokoll och handlingar

Svenska Alpackaföreningen publicerar egna offentliga protokoll och handlingar rörande föreningens verksamhet på hemsidan. Protokoll och handlingar skickas i normalfallet inte ut på föreningens e-postlista, eftersom intresserade medlemmar och allmänhet kan ta del av dessa på föreningens hemsida i mån av intresse och behov.

Konflikter

Ur föreningens stadgar:

”Alpackaföreningens syfte är att verka för:

– ett ökat intresse för alpackor i Sverige
– ett seriöst och långsiktigt avelsarbete med alpackor
– en god djurhållning och djurhälsovård för alpackor
– att stödja alpackanäringen
– utbyte med avelsföreningar i andra länder”

Många av Svenska Alpackaföreningens medlemmar är konkurrenter. I Svenska Alpackaföreningens informationskanaler fokuserar vi på våra gemensamma intressen och det hör ej till föreningens, styrelsens eller redaktionens uppgifter att offentligt medla, informera om eller ta ställning i konflikter mellan föreningens medlemmar.